01
仕事の流れ
仕事がどの順番で進み、どこで確認や判断が必要になっているかを見ます。
HEALTH CHECK
業務とICTの健康診断
システムを入れる前に、まず今の仕事の流れを見てみる。
日々の仕事の中には、長く続けているからこそ、気づきにくくなっている手間や重複があります。
一方で、現場で自然に生まれた工夫や、これからも残した方がよい仕事の進め方もあります。
業務とICTの健康診断では、仕事の流れ、人の役割、情報のやり取り、今使っている仕組みを整理し、
何を残すか。何を活かすか。何を変えるか。何を補うか。
を一緒に考えます。
01
日々の仕事にある、小さな引っかかり
仕事は回っている。でも、小さな引っかかりがある。
同じ内容を、何度も入力している。
「あの人に聞かないと分からない」ことがある。
同じ仕事でも、人によって進め方が違う。
聞かないと、仕事がどこまで進んでいるのか分からない。
必要な情報が、紙・Excel・システム・口頭などに分かれている。
システムは入っているけれど、十分に使えているか分からない。
ひとつひとつは、小さなことかもしれません。
今のやり方でも、仕事は回っているかもしれません。
ただ、こうした小さな手間や分かりにくさが積み重なると、職員の負担だけでなく、情報共有や進捗の把握、管理者の判断もしにくくなっていきます。
問題だけを探す診断ではありません
今の仕事の中には、これからも残した方がよいものがあります。
- 職員が身につけてきた経験。
- 現場で生まれた工夫。
- 利用者や家族との関係。
- 長く続ける中で身についた仕事の進め方。
- 言葉にはなっていなくても、現場で共有されている知識。
すべてを新しくするのではなく、今あるものも含めて整理します。
02
業務とICTの健康診断とは
まず、仕事の流れを整理する。
新しいシステムを導入することを前提とした診断ではありません。
最初に見るのは、現在の仕事です。
- 誰が、何をしているのか。
- どこから情報が入り、どこへ渡っているのか。
- どこで確認や判断が必要なのか。
- 同じ情報を何度扱っているのか。
- 今使っている仕組みが、仕事の流れに合っているのか。
現在の状態を整理してから、必要な方法を考えます。
03
何を見るのか
6つの視点から、今の仕事を見ていきます。
02
記録・入力
同じ内容を何度も入力していないか。
紙からシステムへの転記など、重複している作業がないかを見ます。
03
情報共有
必要な情報が、必要な人へ届いているか。
紙、Excel、口頭、チャット、システムなど、情報がどこにあるのかを整理します。
04
役割・属人化
特定の人しか分からない仕事や、その人がいないと進みにくい仕事がないかを見ます。
05
進捗・状況把握
仕事がどこまで進んでいるのか。
誰が対応しているのか。
必要なときに状況を確認できるようになっているかを見ます。
06
ICT・今ある仕組み
今使っているシステムやサービスが、現在の業務に合っているかを見ます。
新しいものが必要なのか。
今ある機能や仕組みをもっと活かせないのか。
その両方から考えます。
どの項目でも、今ある強みを確認します
手間や問題だけではなく、職員の経験や現場の工夫、今うまくいっている仕事の進め方も確認します。
04
診断で整理すること
何を変えるかだけでなく、何を残すかも考える。
診断した内容を、4つの視点で整理します。
残す
今うまくいっていること。
これからも大切にしたい仕事の進め方。
活かす
職員の経験や知識。
現場の工夫。
すでに使っている仕組みやシステム。
変える
重複している作業。
分かりにくくなっている仕事の流れ。
役割や情報共有の方法。
補う
今の方法だけでは解決しにくいところに、必要に応じてICTや外部サービスを使う。
全部を一度に変える必要はありません。
今の状態を把握し、優先順位をつけることで、無理なく取り組めるところから始めます。
05
診断の進め方
現場の話を聞きながら、一緒に整理します。
-
01
現在の状況を聞く
困っていることだけでなく、普段どのように仕事をしているかを確認します。
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02
仕事の流れを見る
業務の流れ、情報の動き、役割、使用しているシステムや帳票などを整理します。
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03
気になるところと強みを整理する
手間や重複、分かりにくいところだけでなく、現在うまくいっている部分も確認します。
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04
必要な方法を考える
業務の進め方を変えるのか。
役割や情報共有を見直すのか。
今ある仕組みを活かすのか。
ICTを使うのか。
現在の状態に合わせて考えます。
-
05
次に取り組むことを整理する
すぐに取り組むこと。
準備してから取り組むこと。
今は変えなくてもよいこと。
優先順位を整理し、次の行動につなげます。
06
対象となる事業所
単独の事業所から、複数の事業所を運営する法人まで。
たとえば、
業務を一度整理してみたい。
職員の負担を減らしたい。
今使っているシステムを見直したい。
事業所ごとの仕事の進め方を整理したい。
特定の職員に頼っている仕事を減らしたい。
情報共有や進捗を分かりやすくしたい。
ICTを検討しているが、何から始めればよいか分からない。
といった場合にご相談いただけます。
事業所の規模だけで区切るのではなく、現在の業務や運営の状態を見ながら進めます。
07
はじめての方へ
課題が、まだはっきりしていなくても構いません。
「何となくやりにくい」
「以前より仕事が増えた気がする」
「今のやり方を続けてよいのか分からない」
「システムを見直した方がよいのか分からない」
その段階でも構いません。
仕事が回っているうちに一度整理しておくことで、選べる方法も多くなり、無理のない改善につなげやすくなります。
まずは、今の仕事がどうなっているのかを見るところから始めます。
その前に、ご自身で確かめてみることもできます。
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